企業(yè)檔案工作規(guī)范
1 范圍
本標準確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。
本標準適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB／T 9705 文書檔案案卷格式
GB／T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB／T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求
GB／T 17678．1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求
GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA／T l 檔案工作基本術語
DA／T12 全宗卷規(guī)范
DA／T13 檔號編制規(guī)則
DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則
DA／T 28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
DA／T 31 紙質檔案數字化技術規(guī)范
DA／T 32 公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA／T 43 縮微膠片檔案數字化技術規(guī)范
JGJ 25 檔案館建筑設計規(guī)范
ISO 15489.1 信息與文獻——文件管理：通則
ISO 15489.2 信息與文獻——文件管理：指南
3 術語和定義
DA／T 1—2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。
3.1 企業(yè)檔案 business records
企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。
3.2 企業(yè)檔案工作business records management
企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動。
3.3 電子檔案 electronic records
具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。
3．4 檔案信息化 archival informationization
運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。
4 檔案工作總則
4．1企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。
4.2 企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。
4.3企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產、經營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。
4.4企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。
5 檔案工作組織
5.1 組織系統(tǒng)建設
5.1.1檔案工作領導
企業(yè)應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。
5.1.2檔案機構設置
企業(yè)應根據規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業(yè)應設立檔案館。
5.1.3檔案人員配備
企業(yè)應配備與企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。
5.1.4檔案工作體系
企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系。
5.2企業(yè)管理職責
5.2.1企業(yè)應貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納人企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。
5.2.2企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。
5.2.3企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
5.2.4 企業(yè)資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應依照檔發(fā)字 〔1998〕6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。
5.2.5企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分。
5.3 企業(yè)部門職責
5.3.1企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。5.3.2企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。
5.3.3專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。
5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO 15489．1第七章、 ISO 15489．2和檔發(fā)〔2002〕5號文件要求。
5.4 檔案部門職責
5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。
5.4.2負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。
5.4.3指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.4.4 監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機構和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。
5.4.5依照有關規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。
5.5 檔案人員要求
5.5.1檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。
5.5.2檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。
5.5.3 檔案人員應具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平。
5.5.4 檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。
6 檔案工作制度
6.1 工作規(guī)章
6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責任。企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。
6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。
6.1.3建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。
6.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。
6.2 管理制度
6．2．1文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。
6.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。
6.2.3檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。
6.2.4檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計內容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數據分析要求。
6.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。
6.2.6檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。
6.2.7電子檔案管理制度。應對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。6．2．8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。
6.3 業(yè)務規(guī)范
6.3.1文件、檔案整理規(guī)范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。
6.3.2檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。
6.3.3文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。
6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。
7 檔案業(yè)務工作
7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動
7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。
7.1.2企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。
7.1.3企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。
7.2 文件的形成、積累
7.2.1文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。
7．2．2 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。
7.3 文件整理與歸檔
7.3.1 文件整理
文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA／T 22、GB／T11822、財會字〔1998〕32號、勞力字〔1992〕33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB／T 11821、DA／T 15、GB／T 18894、DA／T 32等標準的要求。
7.3.2文件歸檔范圍
7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā)〔2004〕4號文件要求。
7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：
——本企業(yè)形成的文件；
——本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件；
——所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件；
——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；
——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。
7.3.2.3 企業(yè)應根據經營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據企業(yè)在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。
7.3.3文件歸檔時間
7.3.3.1經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。
7.3.3.2科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。
7.3.3.3產權產籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。
7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。
7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。
7.3.3.7 更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。
7.3.4文件歸檔要求
7.3.4.1企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。
7.3.4.2 歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。
7.3.4.3歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
7.3.4.4 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。
7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。
7.3.4.7 文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B．1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。
7.4 檔案收集工作
7.4.1文件歸檔的交接
7.4.1.1文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。
7.4.1.2 檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接登記表)簽字后各保留一份。
7.4.2檔案與資料的收集
7.4.2.1企業(yè)應接收所屬單位因產權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。
7.4.2.2 企業(yè)應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。
7.4.2.3企業(yè)可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。
7.4.2.4企業(yè)可根據研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經營范圍相關的資料。
7.4.2.5企業(yè)可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。
7.5 檔案整理工作
7.5.1檔案部門應區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。
7.5.2 分類方案應依據企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。
7.5.3類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。
7.5.4全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。
7.5.5 根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。
7.5.6 檔號可采用“[全宗號——]分類號(或項目代號或目錄號)——案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([]表示可選)結構。
全宗號由企業(yè)根據對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產權變更情況自行設定。7.5.7紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。
互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。
7.5.8按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。
7.5.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA／T 12。
7.6 檔案保管工作
7.6.1檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。
7.6.2檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡。應采取復制手段加以保護。
7.6.3庫房管理
7.6.3.1 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。
7.6.3.2 庫房溫、濕度應符合JCJ 25、GB／T18894和DA／T15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。
7.6.3.3庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。
7.6.3.4 庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數量發(fā)生變化時應記錄說明。
7.7 檔案鑒定工作
7.7.1 企業(yè)應成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。
7.7.2檔案保管期限應根據文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。
7.7.3檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。
7.7.4永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。
7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年和10年。
7.7.6 企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B．3)，經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。
7.8 檔案統(tǒng)計工作
7.8.1檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。
7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。
7.8.3檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。
7.9 檔案利用工作
7.9.1檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。
7.9.2 企業(yè)應根據保密規(guī)定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經有關領導審批。
7.9.3 利用檔案應按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。
7.9.4 可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用、原件、復制件、縮微件和電子檔案。
7.9.5企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。
7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。
7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。
7.9.8企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。
8 檔案信息化建設
8.1 檔案信息化目標與原則
8.1.1企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。
8.1.2企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。
8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規(guī)定和需要確定。
8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。
8.2.3 歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T 18894第6章。
8.2.4 電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678．1和GB／T 18894。
8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。
8.2.6 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。
8.3 傳統(tǒng)載體檔案數字化
8.3.1企業(yè)可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數字化。
8.3.2 紙質檔案數字化應符合DA／T 31的要求，縮微膠片數字化應符合DA／T 43的要求。
8.3．3 照片檔案和聲像檔案數字化文件格式見DA／T 32的附錄B。
數字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。
8.4 電子檔案的保管
8.4.1電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。
8.4.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見 GB／T 18894的9.4。
8.4.3脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。
8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
8.4.5 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合GB／T18894中9．8的相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。
8.5 檔案網絡化服務
8.5.1 企業(yè)應建立館(室)藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。
8.5.2 對數字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。
8.5.3涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯網邏輯隔離。
8.5.4檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
8.5.5檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。
8.5.6 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。
8.6 檔案管理系統(tǒng)軟件
8.6.1檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。
8.6.2檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。
8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO15489.1第8章和ISO15489．2。
9 檔案工作設施設備
9.1 檔案庫房
9.1.1檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設置在地下或頂層。
9.1.2檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。
9.1.3檔案庫房面積應滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。
設置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應符合JGJ 25的要求，庫房一般應滿足日后20年檔案存儲需要。
9.2 業(yè)務技術用房
9.2.1 業(yè)務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。
9.2.2 企業(yè)可根據工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。
9.3 閱覽及陳列室
閱覽室應鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。
陳列室(展覽室)宜設置在適于觀覽的場所。
9.4 檔案裝具
9.4.1 檔案柜架應牢固耐用，一般應具有防火、防盜、防塵作用。應根據非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。
9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量應符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和
GB／T 11821的要求。
9.5 保護設備
9.5.1檔案庫房應配置溫濕度監(jiān)控設備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。
9.5.2根據庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。
9.5.3 有條件的企業(yè)應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控、監(jiān)控等設備。
9.6 技術設備
9.6.1配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。
9.6．2配備檔案修復、利用需要的數碼照相機、攝像機、復印機、閱讀機等設備。
9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。
9.6.4 根據需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。