編者按：
在剛剛結(jié)束的布里斯班第十七屆國際檔案大會上，由國際檔案理事會最佳實踐與標(biāo)準(zhǔn)委員會利用工作組起草的《檔案利用原則》獲得一致通過。該原則旨在為檔案工作者提供一個衡量其現(xiàn)行利用政策與實踐以及重新制定利用政策時的權(quán)威國際基準(zhǔn)。文件指明了公眾利用檔案的權(quán)利，也明確了檔案工作者提供檔案及其信息利用的責(zé)任；既適用于政府檔案，也適用于非政府檔案。本報特邀請我國與會專家對該原則進(jìn)行翻譯，以饗讀者。
《檔案利用原則》（以下簡稱《原則》）共列出了10項內(nèi)容，具體如下：
1.公眾有權(quán)力利用公共機(jī)構(gòu)的檔案。公共和私人機(jī)構(gòu)或組織都應(yīng)該盡可能最大限度地開放檔案。
獲取政府檔案對于信息社會來說十分重要。民主、問責(zé)、善治以及公民參與都要求在法律上保證人們對由國家、自治區(qū)和地方政府設(shè)立的公共機(jī)構(gòu)、政府間組織以及任何行使公共職能并使用公共基金的組織、法人或自然人的檔案進(jìn)行利用。除非有法律規(guī)定的例外情況，公共機(jī)構(gòu)的所有檔案都應(yīng)向公眾開放。
保管私人檔案的機(jī)構(gòu)，無論屬于公共還是私人性質(zhì)，均沒有向外部利用者開放私人檔案的法律義務(wù)，除非特別的法律、法規(guī)給他們強(qiáng)加這個責(zé)任。不過，很多私人檔案收藏中所包含的機(jī)構(gòu)和個人檔案資料對啟迪思想、維持發(fā)展以及了解社會、經(jīng)濟(jì)、宗教和個人歷史有著十分重要的價值。在私人機(jī)構(gòu)工作的檔案工作者要鼓勵他們所在的組織向公眾提供檔案利用，尤其當(dāng)這些檔案有助于保障權(quán)利或符合公共利益時更應(yīng)如此。檔案工作者應(yīng)強(qiáng)調(diào)，開放機(jī)構(gòu)檔案有助于保持機(jī)構(gòu)的透明性和可信度，增進(jìn)公眾對本機(jī)構(gòu)特有歷史及其社會貢獻(xiàn)的了解，幫助機(jī)構(gòu)履行其為公眾利益分享信息的社會責(zé)任，進(jìn)而提升機(jī)構(gòu)的形象。
2.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)向公眾告知其檔案館藏信息，包括不開放館藏的信息，指明影響檔案利用的相關(guān)限制。
利用者有權(quán)利知曉其感興趣的資料保存在哪個檔案機(jī)構(gòu)以及該機(jī)構(gòu)位于哪里。檔案工作者應(yīng)免費(fèi)提供機(jī)構(gòu)及其所藏檔案的基本信息，并應(yīng)按照機(jī)構(gòu)的法定職責(zé)、政策和規(guī)章告知公眾本機(jī)構(gòu)檔案的利用條例。為了促進(jìn)檔案的利用，他們還應(yīng)保證館藏檔案目錄即時、精確、符合國際著錄標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有檔案目錄定稿，檔案工作者要向利用者提供其草稿，開放的前提是不違反檔案安全規(guī)定或必要的利用限制。
凡向公眾提供檔案利用的機(jī)構(gòu)都應(yīng)公布利用政策。檔案工作者首先要做開放假定；保證任何利用限制都有清楚、便于公眾理解的書面說明，保證利用者申請的連貫性。
利用者有權(quán)利知曉某個系列、卷、件或一件中的某個部分是否存在（過），即使它們被限制利用或已被銷毀。檔案工作者要通過準(zhǔn)確著錄以及插入或抽出記錄單或電子標(biāo)記來標(biāo)明不開放檔案的存在。如果著錄中沒有說明限制原因或相關(guān)的法律規(guī)定，檔案工作者應(yīng)盡可能多地提供受限資料的相關(guān)信息，包括限制的原因、受限檔案的利用復(fù)審日期或開放日期。
3.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)積極進(jìn)行開放利用。
檔案工作者有促進(jìn)檔案利用的職責(zé)。他們運(yùn)用多種方法讓檔案廣為人知，這些方法包括互聯(lián)網(wǎng)與網(wǎng)絡(luò)出版物、印刷資料、公共項目、商業(yè)媒體以及教育和推廣活動。他們始終關(guān)注不斷變化的通信技術(shù)，并應(yīng)用那些可用技術(shù)增強(qiáng)人們對檔案的了解。檔案工作者與其他檔案館和機(jī)構(gòu)合作編制存址登記表、指南、檔案門戶和路徑，幫助利用者找到所需檔案的位置。他們通過印刷品、數(shù)字產(chǎn)品、機(jī)構(gòu)網(wǎng)站或與外部的出版合作項目等方式，主動地將公眾普遍感興趣的館藏提供利用。在決定如何公布檔案時，檔案工作者應(yīng)考慮到利用者的需要。
4.檔案保管機(jī)構(gòu)要保證其利用限制有清晰的說明和具體的時限，在相關(guān)法律基礎(chǔ)上，承認(rèn)符合文化規(guī)范的隱私權(quán)，尊重私人資料所有者的權(quán)利。
檔案工作者要提供最大限度的檔案利用，與此同時仍要指出有些檔案開放是需要一些限制的。這些限制通常由法律、機(jī)構(gòu)政策（檔案機(jī)構(gòu)或上級機(jī)構(gòu)）或捐贈者的要求所規(guī)定。檔案工作者應(yīng)保證其機(jī)構(gòu)的利用政策和規(guī)定公之于眾，這樣可使公眾清楚地知道這些利用限制及其原因。
檔案工作者要努力縮小法定限制的范圍。限制應(yīng)該在一個有限的時期內(nèi)，或者有一個具體的解除時間，或特定的解除條件，比如相關(guān)人員死亡。
一般限制適用于所有的檔案館藏。根據(jù)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)，它們包括對個人數(shù)據(jù)和隱私、安全、調(diào)查或執(zhí)法信息、商業(yè)機(jī)密以及國家安全的保護(hù)。一般限制的范圍和期限必須清晰。
特殊限制僅適用于指定的檔案機(jī)構(gòu)，其適用時間也是有限的。在指定資料的公共檔案目錄中要對特殊限制做出清晰說明。
捐贈檔案和個人檔案的利用受移交協(xié)議（如捐贈契約、遺囑或者來往信函）中設(shè)定的條件的限制。檔案工作者與捐贈者簽訂的協(xié)議和達(dá)成的利用限制，應(yīng)該清晰明了，有時限并可在平等的條件下執(zhí)行。
5.要公平公正地提供檔案利用。
檔案工作者應(yīng)沒有歧視地向利用者提供公正、平等、及時的檔案利用。利用檔案的人群有不同的類型，針對不同類型的利用者（例如尋找親生父母信息的被收養(yǎng)子女；從醫(yī)院檔案中查找統(tǒng)計信息的醫(yī)學(xué)研究人員；人權(quán)遭受侵犯的受害者），利用規(guī)定也許不同，但應(yīng)當(dāng)對所有人一視同仁。如果一件不開放的檔案在審閱后提供給一位公民利用，那么它也應(yīng)在同樣的規(guī)定與條件下提供給其他社會成員。
在收到利用申請之后，應(yīng)盡快作出利用決定。移交到檔案機(jī)構(gòu)之前便已開放的公共機(jī)構(gòu)檔案，除了那些通過非法或未經(jīng)批準(zhǔn)的途徑公開的，在移交之后不論內(nèi)容、形式或年代如何，都應(yīng)保持開放。如果一件檔案中僅有部分信息公開過或是被公眾利用過，移交后已公開的信息依然開放；未公開過的信息則必須遵從正規(guī)的利用政策和程序。檔案工作者積極鼓勵負(fù)責(zé)任的、合法合規(guī)的開放檔案行為，不支持通過重新定級或命令銷毀資料等行為達(dá)到封閉先前已公開信息的企圖。
私人檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)向利用者提供平等的利用；然而，現(xiàn)有的捐贈者協(xié)議、機(jī)構(gòu)安全的需要以及相關(guān)限制可能要求檔案工作者將利用者加以區(qū)分。私人機(jī)構(gòu)采用的選擇性利用判定標(biāo)準(zhǔn)要在其公共利用政策中說明，檔案工作者要鼓勵其所在機(jī)構(gòu)盡可能減少這些例外。
6.有些檔案能為維護(hù)人權(quán)和記載侵犯人權(quán)的行為提供證據(jù)，檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)確保這些檔案的保管和利用，即使它們目前不向公眾開放。
聯(lián)合國人權(quán)事務(wù)高級委員會的《通過行動保護(hù)與提升人權(quán)與免受懲罰斗爭的最新原則》（2005年）指出，人權(quán)遭到侵害的受害者及其家庭有權(quán)利知曉侵害事件的真相?！对瓌t》強(qiáng)調(diào)，檔案利用在了解真相、進(jìn)行侵權(quán)問責(zé)、要求賠償以及人權(quán)侵害指控辯護(hù)當(dāng)中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。《原則》指出，每一個人都有權(quán)利知道自己的名字是否出現(xiàn)在國家檔案之中，如果是，他們有權(quán)向檔案機(jī)構(gòu)遞交報告，質(zhì)疑信息的有效性。一旦有人申請利用包含其名字的檔案，檔案工作者要同時提供這份報告。
檔案機(jī)構(gòu)收集和保管為維護(hù)人權(quán)和指控那些嚴(yán)重違反國際法案件所需的證據(jù)。以人權(quán)為目的申請利用檔案的人可以利用相關(guān)檔案，即使這些檔案未向公眾開放。以人權(quán)為目的檔案利用權(quán)利適用于公共和私人檔案。
7.利用申請遭到拒絕時，利用者有權(quán)申訴。
每個檔案機(jī)構(gòu)都應(yīng)就利用申請遭拒制定明確的申訴政策和程序。在拒絕檔案利用申請時，應(yīng)將拒絕的理由陳述清楚，盡快以書面形式通知申請人。被拒申請人應(yīng)被告知他們有權(quán)就此提出申訴以及申訴的程序和時限（如果有的話）。
對于公共檔案來說，可能存在幾種級別的申訴，例如，最初是內(nèi)部審查，其次是向法定的獨(dú)立、公正的權(quán)威機(jī)構(gòu)提起上訴。對于非公共檔案來說，申訴程序可以是內(nèi)部的，但應(yīng)當(dāng)遵照相同的方式。
8.檔案保管機(jī)構(gòu)要保證業(yè)務(wù)流程不會對檔案利用造成阻礙。
利用檔案文件的平等權(quán)利不僅是平等的對待，還包括從檔案中獲益的平等權(quán)利。
檔案工作者應(yīng)了解現(xiàn)有和潛在利用者的需要，并據(jù)此制訂符合這些需要的政策和服務(wù)，盡量減少關(guān)于利用的操作限制。他們應(yīng)對那些在利用中有困難的殘疾人、文盲或弱勢人群給予特殊的幫助。
公共檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)向來館利用檔案者收取入館費(fèi)。私人檔案機(jī)構(gòu)若收取入館費(fèi)，應(yīng)考慮申請人的支付能力，這項費(fèi)用不應(yīng)成為檔案利用的阻礙。
無論是實地走訪檔案機(jī)構(gòu)還是遠(yuǎn)程訪問的利用者，均可在檔案機(jī)構(gòu)技術(shù)能力許可的情況下獲得多種形式的檔案復(fù)制件。檔案機(jī)構(gòu)可對復(fù)制訂購服務(wù)收取合理的費(fèi)用。
當(dāng)整卷或整件檔案不能開放時，部分開放是提供利用的一種方式。如果一件檔案在幾個句子或有限的幾頁中包含敏感信息，可將那部分信息移除，把剩余部分開放利用。為達(dá)到最廣泛的適用范圍，檔案工作者應(yīng)對檔案資料進(jìn)行適當(dāng)編輯；然而，如果編輯工作造成某一件或一卷檔案令人誤解或晦澀難懂，檔案工作者不應(yīng)對此編輯，而保證資料繼續(xù)封閉。
9.檔案工作者可接觸所有不開放檔案并對其進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)操作。
檔案工作者能夠接觸其保管的所有不開放檔案，以便進(jìn)行分析、保護(hù)、整理和著錄。同時，這項工作也有助于防止檔案受損或被有意、無意地遺忘，從而保證其完整性。不開放檔案的保管與著錄可增強(qiáng)公眾對檔案機(jī)構(gòu)與檔案職業(yè)的信心，因為這能使檔案工作者幫助公眾確定不開放檔案的存在及其性質(zhì)，了解這些檔案將在何時以及如何提供利用。如果不開放檔案涉及國家安全、機(jī)密，需要特殊審批，檔案工作者要遵守必要的審核步驟之后方可進(jìn)行利用。
10.檔案工作者應(yīng)參與利用的決策過程。
檔案工作者幫助他們所在機(jī)構(gòu)制定利用政策與程序，并依據(jù)現(xiàn)有的利用法規(guī)、指南及最佳實踐方法對檔案進(jìn)行開放審查。檔案工作者應(yīng)與律師及其他合作者一同決定限制的基本框架與解釋，然后予以執(zhí)行。檔案工作者應(yīng)了解檔案、利用限制、利益相關(guān)者的需求，以及公眾對于檔案涉及的問題已經(jīng)掌握了哪些信息，并運(yùn)用這些知識作出利用決定。檔案工作者據(jù)此幫助機(jī)構(gòu)作出有根據(jù)的決定，得出一致、合理的結(jié)果。
檔案工作者負(fù)責(zé)監(jiān)督利用限制的執(zhí)行，審閱檔案資料，以及取消不再適用的限制。
原載于《中國檔案報》2012年10月19日 總第2371期 第三版